Nhập khẩu chính ngạch là gì? Checklist cho doanh nghiệp mới bắt đầu

Đừng bắt đầu một lô nhập khẩu bằng câu hỏi “bao nhiêu tiền về Việt Nam?”. Câu hỏi đúng hơn là: hàng này có nhập được an toàn, có đủ chứng từ, tính đúng giá vốn và bán ra có lời không?

Với doanh nghiệp mới bắt đầu, nhập khẩu chính ngạch không chỉ là đưa hàng từ Trung Quốc về Việt Nam. Đó là một quy trình có hồ sơ, chứng từ, thuế phí, khai báo hải quan và trách nhiệm pháp lý rõ ràng.

1. Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức nhập hàng qua đường thương mại hợp pháp, có hợp đồng, invoice, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế và các giấy tờ chuyên ngành nếu mặt hàng yêu cầu.

Nói đơn giản: hàng về không chỉ để bán, mà còn phải giải trình được nguồn gốc, hạch toán được chi phí và chứng minh được tính hợp lệ của hồ sơ.

2. Vì sao doanh nghiệp nên đi chính ngạch?

• Có chứng từ để kế toán hạch toán chi phí đầu vào.
• Giảm rủi ro bị giữ hàng, truy thu, phạt hoặc không xuất được hóa đơn đầu ra.
• Dễ làm việc với khách B2B, nhà phân phối, sàn thương mại điện tử hoặc hệ thống bán lẻ.
• Kiểm soát rõ giá vốn: tiền hàng, vận chuyển, thuế nhập khẩu, VAT, phí dịch vụ và chi phí phát sinh.
• Tạo nền tảng để nhập đều, nhập lớn và mở rộng kinh doanh lâu dài.

3. Checklist trước khi đặt cọc nhà cung cấp

Trước khi chuyển tiền, doanh nghiệp nên chuẩn bị tối thiểu các thông tin sau:

• Thông tin sản phẩm: tên hàng, hình ảnh, công dụng, chất liệu, thông số kỹ thuật, model, thương hiệu nếu có.
• Thông tin nhà cung cấp: tên công ty, địa chỉ, điều kiện giao hàng, năng lực xuất chứng từ.
• Chứng từ dự kiến: invoice, packing list, hợp đồng, chứng nhận xuất xứ, kiểm định/công bố nếu mặt hàng cần.
• Dự kiến HS code và thuế: không nên chốt giá bán khi chưa kiểm tra sơ bộ mã HS, thuế nhập khẩu, VAT và chính sách mặt hàng.
• Timeline: thời gian sản xuất, giao nội địa Trung Quốc, vận chuyển quốc tế, thông quan và giao về kho Việt Nam.

4. Những lỗi thường gặp khi nhập lô đầu tiên

• Chỉ nhìn giá xưởng, chưa tính đủ thuế phí và chi phí đầu nhập.
• Không kiểm tra mặt hàng có quản lý chuyên ngành hay không.
• Thiếu thông tin sản phẩm nên khó xác định HS code chính xác.
• Đặt cọc trước khi biết nhà cung cấp có xuất được chứng từ phù hợp.
• Nhầm giữa thời gian xe chạy và toàn bộ leadtime từ lúc hàng sẵn sàng đến khi về kho.

5. Khi nào nên nhờ TBS rà trước?

Doanh nghiệp nên gửi TBS rà sơ bộ khi mặt hàng mới, nhà cung cấp mới, lô hàng giá trị lớn, hàng có dấu hiệu cần kiểm định/công bố/chứng nhận, hoặc khi nội bộ chưa chắc về chứng từ và thuế phí.

Thông tin gửi càng rõ, phương án nhập càng sát thực tế. Tối thiểu hãy gửi: link/hình sản phẩm, công dụng, chất liệu/thông số, số lượng, nhà cung cấp, điều kiện giao hàng và mục tiêu bán ra tại Việt Nam.

6. TBS hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

TBS hỗ trợ khách hàng từ bước rà thông tin hàng hóa, kiểm tra chứng từ, tư vấn tuyến vận chuyển, ước tính chi phí, hỗ trợ khai báo hải quan đến đối soát hồ sơ sau khi hàng về.

Mục tiêu không phải chỉ là đưa hàng về nhanh, mà là giúp doanh nghiệp nhập hàng minh bạch, an toàn, kiểm soát được giá vốn và sử dụng được hồ sơ cho kinh doanh lâu dài.