Quy trình vận chuyển chính ngạch cơ bản: Từ đặt hàng đến thông quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, đặc biệt là nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, việc hiểu và thực hiện đúng quy trình vận chuyển chính ngạch không chỉ giúp bạn đảm bảo pháp lý mà còn tối ưu chi phí, giảm thiểu rủi ro phát sinh. Bài viết sau sẽ hướng dẫn bạn từng bước trong quy trình này một cách đơn giản, dễ áp dụng.

Vận chuyển chính ngạch là gì và tại sao cần nắm quy trình?

Vận chuyển chính ngạch là hình thức vận chuyển hàng hóa qua biên giới một cách hợp pháp, có khai báo hải quan, đóng thuế đầy đủ và có đầy đủ giấy tờ chứng từ theo quy định.

Việc nắm rõ quy trình vận chuyển chính ngạch giúp doanh nghiệp:

• Chủ động trong thời gian giao hàng.

• Tránh rủi ro bị giữ hàng, xử phạt do sai sót thủ tục.

• Dễ dàng lưu trữ hồ sơ, hoàn thuế và mở rộng kênh phân phối.

Quy trình vận chuyển chính ngạch cơ bản gồm những bước nào?

1. Tìm kiếm và ký hợp đồng với nhà cung cấp

Trước tiên, bạn cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín và thương lượng các điều khoản mua bán.

Hợp đồng nên thể hiện rõ các yếu tố: giá trị đơn hàng, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận hàng hóa theo Incoterms (thường là FOB, CIF, DDP…).

2. Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Bộ chứng từ chuẩn bị bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Invoice)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Hợp đồng ngoại thương

Chứng nhận xuất xứ (C/O) – ưu tiên CO form E để hưởng thuế ưu đãi

Chứng nhận chất lượng (C/Q) (nếu có)

Vận đơn (Bill of Lading, Airway Bill…) tùy theo phương thức vận chuyển

Các chứng từ này là cơ sở để khai hải quan và thông quan sau này.

3. Khai báo hải quan tại nước xuất khẩu và nhập khẩu

Nhà cung cấp sẽ khai báo hải quan tại Trung Quốc để xuất hàng.

Doanh nghiệp Việt Nam hoặc đơn vị dịch vụ sẽ mở tờ khai hải quan điện tử tại Việt Nam (qua hệ thống VNACCS).

Sau khi khai báo, hệ thống sẽ phân luồng: Xanh – Vàng – Đỏ. Tùy luồng mà có thể cần bổ sung hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc thông quan nhanh.

4. Vận chuyển hàng hóa theo hình thức phù hợp

Lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp với tính chất hàng hóa:

Đường bộ: nhanh, linh hoạt, nhưng chi phí cao hơn nếu hàng lớn.

Đường sắt: ổn định, giá hợp lý, phù hợp hàng khối lượng lớn.

Đường biển: tiết kiệm nhất với hàng container, nhưng thời gian lâu hơn.

Đảm bảo hàng hóa được đóng gói đúng tiêu chuẩn, có mã kiện, nhãn mác rõ ràng trước khi xuất đi.

5. Làm thủ tục thông quan tại cảng/cửa khẩu Việt Nam

Khi hàng về đến Việt Nam, tiến hành nộp tờ khai, chứng từ gốc và thanh toán thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu có).

Nếu bị phân vào luồng vàng hoặc đỏ, cần xuất trình hồ sơ, có thể bị kiểm hóa hoặc kiểm định.

Sau khi thông quan, nhận hàng tại cảng/kho.

6. Giao hàng về kho và hoàn tất chứng từ

Vận chuyển hàng hóa từ cảng/cửa khẩu về kho.

Kiểm tra số lượng, chất lượng thực tế của lô hàng.

Lưu trữ đầy đủ chứng từ phục vụ kế toán – kiểm toán – hoàn thuế – kiểm tra sau thông quan.

Lưu ý quan trọng khi thực hiện quy trình vận chuyển chính ngạch

Nắm rõ mã HS code, chính sách mặt hàng để tránh sai sót khi khai báo.

Không được để thiếu chứng từ hoặc sai thông tin (ví dụ: sai tên hàng, sai đơn vị tính).

Phối hợp tốt với bên logistics, hải quan và kho bãi để tránh lưu hàng, phát sinh phí.

Đối với doanh nghiệp chưa có bộ phận XNK chuyên trách, nên sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan và vận chuyển chính ngạch chuyên nghiệp để đảm bảo quy trình trơn tru.

Thông tin liên hệ: 

Địa chỉ: Xã Kim Nỗ, Đông Anh, Hà Nội

Email:  info@xuatnhapkhautbs.vn         

Website: https://xuatnhapkhautbs.vn/ 

Facebook:https://www.facebook.com/xuatnhapkhautbs

Tiktok: https://www.tiktok.com/@tbslogistics

Youtube: https://www.youtube.com/@xnktbs

Hotline: 0976.005.335